Les étapes de l’accueil et de l’intégration

1. Préparation à l’accueil
La préparation à l'accueil consiste à organiser l'environnement de travail du nouvel employé. Cette étape est importante car elle démontre à l’employé qu’il est attendu et que son arrivée est planifiée. Il doit disposer dès son premier jour de travail de tous les documents et outils dont il aura besoin pour effectuer sa tâche (équipement, documents, etc.). Il faudra également prévoir la formation et l’apprentissage nécessaires à l’accomplissement de ses tâches. Pour ce faire, il faut définir les objectifs d’apprentissage et spécifier ce que le nouvel employé devra connaître relativement à son travail (Francoeur, 2005).

Le fait de jumeler le nouvel employé à un collègue de travail expérimenté (le parrainage), exerçant des fonctions semblables et qui agira comme mentor ou parrain pendant quelques semaines ou plusieurs mois, peut faciliter sa transition dans le contexte de travail et permet de répondre à ses questions. Le choix du parrain doit être déterminé à l'avance et on doit éviter les liens hiérarchiques entre les deux. L’avantage du parrainage est de permettre au nouvel employé d’établir dès son arrivée un lien de confiance avec une personne, ce qui augmente l'efficacité et la qualité de son apprentissage, facilite une intégration harmonieuse, diminue son anxiété et lui permet d’assimiler les aspects des tâches techniques et administratives à accomplir.

Avec la personne choisie comme parrain ou mentor, le superviseur immédiat doit préparer le contenu de l'étape d'intégration afin de déterminer quels sont les renseignements essentiels à transmettre au nouvel employé (Technocompétences).

1- Que devrait contenir l'intégration à l'emploi ?
2- Quels sont les objectifs poursuivis ?
3- Que doit connaître le nouvel employé concernant ses tâches? »

Souvenez-vous! (Technocompétences)

• « Appeler ou écrire au nouvel employé pour lui confirmer la date de l'accueil et le nom de la personne responsable.
• Organiser l'environnement de travail (poste de travail, code d'accès, numéro de téléphone, courriel, fournitures de bureau, etc.).
• Préparer les documents pertinents et la documentation présentant l'entreprise.
• Communiquer aux employés en place la venue du nouvel arrivant dans l'équipe de travail.
• Choisir le parrain et le préparer à accueillir le nouvel employé.
• Planifier la formation technique (si nécessaire) ».

Une seconde approche que les entreprises utilisent pour transmettre la connaissance de l'entreprise et la connaissance du travail est la feuille de route individuelle adaptée en fonction du nouvel employé. Il s'agit d’un programme de lectures individuelles et de rencontres planifiées avec diverses personnes de l'entreprise, en débutant par le supérieur immédiat lors de l'accueil du premier jour, qui permet de couvrir tous les thèmes choisis durant les premières semaines d'emploi et de créer des liens positifs entre le nouvel employé et plusieurs personnes clés de l'entreprise.

2. Accueil
Dès son arrivée, l’employé doit se sentir encadré et pris en considération, car ce premier contact avec son environnement de travail physique et humain détermine son rapport avec l’entreprise. De nombreux experts croient que l’accueil doit être fait par le supérieur immédiat du nouvel employé à qui il dresse le portrait de l’entreprise, l'historique, les valeurs, la mission, la clientèle, les services ou les produits offerts, les membres du personnel, les conditions du travail, les comportements souhaités et les règles à respecter

Le supérieur fait ensuite visiter l’entreprise au nouvel employé et lui présente les membres de sa future équipe, son poste de travail ainsi que son parrain ou mentor. Puis, il lui précisera son rôle au sein de l’entreprise.

Souvenez vous! (Technocompétences)

• « Accueil par le responsable du secteur (supérieur immédiat).
• Mot de bienvenue (présenter la mission et les défis de l'entreprise).
• Présentation des valeurs privilégiées et des attentes de l'organisation (horaire, attentes personnelles et organisationnelles).
• Présentation du manuel de l'employé, des conditions offertes et de l'organigramme.
• Remise et signature des documents nécessaires (dossier de l'employé, assurance collective, fiche de paie, etc.).
• Visite du milieu de travail avec le responsable du secteur.
• Désignation de l'espace de travail et des outils disponibles (ordinateur, fournitures de bureau, etc.).
• Visite des différents secteurs de l'entreprise, dont les espaces de repos et de loisirs (salle d'employés, vestiaire, etc.).
• Présentation du personnel et de l'équipe de travail ».

3. Intégration
L'intégration est la phase d'appropriation des nouvelles fonctions par l'employé. Au cours de cette phase, l'employé acquiert les connaissances, les habiletés, les aptitudes et les valeurs requises pour s'adapter à son nouveau milieu. C'est le parrain ou le mentor qui accompagne l'employé au cours de cette étape. Tout au long de cette phase d’intégration, l’employé doit en effet acquérir les connaissances et les habiletés nécessaires à l’accomplissement de ses tâches. La préparation d’un plan d’entraînement qui décrit toutes les étapes de la formation, allant des objectifs à la rétroaction, en passant par la démonstration des tâches et les exercices pratiques, est très utile. Le fait d’être bien initié à ses tâches et d’être étroitement encadré permet au nouvel employé d’acquérir, dès le début, de bonnes méthodes de travail; ce qui permettra notamment d’éviter les accidents de travail et d’être plus rapidement efficace à son poste (Francoeur, 2005).

L'intégration peut être enrichie par une formation directement liée aux tâches à effectuer À ce sujet, la loi favorisant le développement de la formation de la main-d'œuvre (loi 90) comporte un volet de dépenses admissibles reliées à l'entraînement à la tâche. On parle ici de l'entraînement à la tâche « qui permet à un employé d'apprendre les différentes tâches reliées au travail pour lequel il a été embauché et non pour lui permettre d'atteindre une pleine productivité » (Desrochers, 2001; voir plus bas Pour vous documenter…).

Souvenez vous! (Technocompétnces)

• « Prise de contact avec le parrain (présentation).
• Présentation des attentes mutuelles.
• Présentation des rôles, des responsabilités et des tâches liées à l'emploi.
• Explication, observation et expérimentation.
• Présentation des méthodes de travail ».

Les sept niveaux à gravir pour assurer le succès de l’intégration sont : (Centre du patronat de santé et sécurité au travail du Québec, 1999)

1. « Préparer l’employé en lui expliquant la nature, l’objet et les procédures de la tâche jusqu’à ce que le nouvel employé soit capable de l’expliquer lui-même correctement.
2. Démontrer les habiletés à acquérir dans les tâches à risque ou les points critiques ou difficiles jusqu’à ce que l’employé puisse l’essayer.
3. Aider le nouvel employé à exécuter sa tâche ou activité correctement la première fois.
4. Le laisser s’exercer et le surveiller.
5. Superviser et faire les corrections nécessaires au fur et à mesure qu’il acquiert des habiletés dans sa tâche.
6. À moyen terme, surveiller l’acquisition de mauvaises habitudes et rectifier au besoin.
7. Pour maintenir les bonnes habitudes à long terme, effectuer des contrôles surprises ».

Pour vous documenter…
Voir le Guide général concernant la loi du 1% (Les dépenses de formation admissibles : l’entraînement à la tâche à la page 24 du Guide)
http://emploiquebec.net/

Sur http://www.regionautravail.com/ vous trouverez une liste des informations à donner au nouvel employé lors de son intégration.

4. Suivi
Le dernier volet consiste à s'assurer que l'employé est satisfait de son accueil et de son intégration. Le parrain ou le mentor doit s’assurer du transfert des apprentissages et donner à son protégé un compte-rendu sur ses points forts et sur les points à améliorer. Le supérieur immédiat doit aussi prévoir une rencontre avec l’employé afin de vérifier si celui-ci est satisfait de son intégration, de son parrain. Ce dernier doit aussi vérifier comment l’employé se sent dans son milieu de travail etc. et aussi répondre à ses questions.

Souvenez vous! (Technocompétences)

• « Évaluation par le supérieur immédiat.
• Évaluation de la satisfaction de l'employé.
• Compte-rendu sur l'intégration par le parrain (points forts, points à améliorer chez l'employé)
• Identification des besoins de formation liés à l'emploi ».

En terminant, mentionnons qu’une des conditions de l’intégration réussie des nouveaux employés est le soutien du ou des supérieurs immédiats. La transmission graduelle d’informations s’avère une autre condition de succès (St-Onge et al., 1998). Comme l’indique Benadou (cité dans St-Onges et al., 1998), « la recrue ne doit pas être inondée de renseignements et de consignes peu utilisables à court terme, lesquels seront vite oubliés ».


Autres articles pertinents
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Le document est un récapitulatif des points essentiels à étudier pour réaliser l’intégration d’un nouvel employé dans les meilleures conditions possibles.
http://www.orhri.org/


Référence :
Technocompétences. 2003. « Guide de gestion des ressources humaines ».
http://www.technocompetences.qc.ca/