La description de poste décrit le poste et non la personne qui l’occupera. Il s’agit d’un écrit sur les principales fonctions et responsabilités d’un poste ou rôle de travail. La description de poste précise également les résultats attendus du titulaire[i] et s’avère en quelque sorte la formulation résultant de l’analyse de poste.

La description de poste constitue donc un outil de gestion et d’information précieux tant pour le candidat que pour les collègues et la direction. Entre autres, la description de poste permet :

• de déterminer la rémunération;
• d’intégrer un nouvel employé dans son rôle et au sein de son équipe;
• d’évaluer ses besoins de formation et de supervision et de gérer son rendement;
• d’aider à planifier l’effectif de l’entreprise et de faciliter la gestion de carrière de l’employé;
• etc.

Si elle se révèle déficiente, la description de poste, point de départ de tout le processus, risque d’entraîner beaucoup de frustration au quotidien. Cette déficience peut même provoquer des baisses de productivité au sein de toute l’équipe, sans compter des coûts d’exploitation importants et des départs éventuels.

Bien que les descriptions de postes puissent se présenter sous différentes formes, on trouve habituellement dans ce document[ii] :

·Titre du poste ou intitulé

•  
  • comptable, infirmier, ingénieur, secrétaire sont des dénominations trop vagues pour permettre l’identification claire du poste, au contraire de comptable clients (ou comptable fournisseurs), d’infirmier au service des urgences (ou infirmier au service d’orthopédie), d’ingénieur responsable du service méthodes (ou du service de qualité), de secrétaire assistant de direction (ou de secrétaire commercial)

Il faut s’assurer que l’intitulé est bien adapté à la réalité de l’organisation : il est excessif de recruter un directeur général pour une entreprise de cinq ou six salariés.

·Endroit (unité ou section de travail, s’il y a lieu)

·Supérieur (titre du gestionnaire hiérarchique, endroit, gestionnaire fonctionnel)

oLe positionnement du poste au sein de l’organisation : dépendance et/ou supervision hiérarchique directes. À qui le titulaire doit-il rendre des comptes? Combien de salariés supervise-t-il? Quelle est sa marge de manœuvre?

·Résumé de l’objectif du poste ou la mission (de préférence en une seule phrase)

•  
  • C’est la formulation concise de ce que l’employeur est en droit d’attendre du titulaire. Exemple appliqué au chef du service des affaires juridiques d’une banque : « Veille au respect des lois et des règlements par les différents services ainsi qu’à la protection des intérêts de la banque dans le domaine juridique. »

·Description de tâches ou principales responsabilités (ou fonctions, en 8 à 15 points)

•  
  • C’est l’énoncé des responsabilités et des tâches permanentes confiées au titulaire du poste, en indiquant le cas échéant la fréquence ou les échéances à respecter.
  • Exemples prélevés dans des définitions de poste pour une secrétaire de direction :

·Maîtrise le traitement de texte, les outils bureautiques

·Assure l’ouverture, le traitement et la distribution du courrier

·Organise l’agenda du directeur

·Constitue et actualise les dossiers

·Dimensions, territoire, portée ou échelle (domaine et étendue des responsabilités, personnel, clients, territoire, produits, équipement, locaux)

·Rémunération et avantages

·Les conditions de travail et les contraintes spécifiques : type de contrat, horaire, mobilité, tenue de travail imposée, etc.

Conseils pratiques supplémentaires

·La rédaction des postes nécessite une rédaction soignée dont les énoncés respectent les paramètres d’objectivité, de clarté et de concision.

·Utilisez des phrases concises et claires et privilégiez l'emploi de verbes d'action (ex : « taper », « classer », « analyser » au lieu de verbe tout usage comme « mettre ») pour décrire les tâches qu’accomplit le titulaire du poste. Ces verbes doivent préciser la nature de l’activité[1][iii].

·Se rappeler que l’écrit fixe les idées, limite les risques d’interprétations divergentes.

·Le contenu du document est évolutif parce qu’un poste n’est pas figé; il nécessite donc des aménagements et doit être considéré dans une perspective dynamique.

Pour vous outiller…

La description de poste, ce qu’il faut savoir… Il s’agit d’un outil développé pour Régionautravail.com.

Exemple de définition de poste[iv] (chef de département des Caisses d’un supermarché)

Titre du poste ou l’intitulé

Chef du département des caisses du supermarché de x

Positionnement

·Est placé sous l’autorité directe du directeur du supermarché

·Est responsable d’une équipe de 12 personnes permanentes (1 adjoint, 11 cassiers) et de caissiers occasionnels

Résumé de l’objectif du poste ou la mission

Organise et contrôle le travail des caissiers et établit les documents liés à l’activité des caissiers

Description de tâches ou principales responsabilités

·Planifie et répartit le travail des caissiers selon les prévisions de la fréquentation du supermarché

·Contrôle du travail

·Participe au recrutement, à la formation et à l’évaluation

·Gère le fichier des articles

·Veille à l’actualisation de l’information et de l’affichage aux caisses

·Organise l’approvisionnement en monnaie, les prélèvements périodiques et les transferts aux coffres

·Comptabilise les recettes

·Contrôle les documents émanant des caisses

·Établit les documents journaliers et périodiques en rapport avec l’activité des caissiers

·Conseille la direction pour l’amélioration de la productivité et des conditions de travail des caissiers

·Règle les litiges avec la clientèle

·En cas d’affluence de la clientèle ou de défaillances du personnel, assure occasionnellement le travail à une caisse

·Veille au bon fonctionnement du matériel

Rémunération et avantages

·Barème de cadre subalterne

·Prime annuelle de participation aux bénéfices de la chaîne (variable)

·Ristournes ponctuelles sur certains articles

Conditions de travail et exigences spécifiques

·Dispose d’un bureau vitré d’où l’on peut observer l’activité aux caisses

·Des prestations doivent être effectuées certains soirs jusqu’à 20 heures, le vendredi jusqu’à 21 heures. La présence le samedi est souvent impérative

·Des heures supplémentaires peuvent être imposées et sont évidemment rémunérées

·L’emploi n’est accessible qu’après une expérience professionnelle de trois ans minimum en qualité de caissier dans l’un des supermarchés de la chaîne

·Sens de l’organisation, de la précision et de la rigueur

·La pratique élémentaire orale d’une ou de deux langues étrangères est un atout supplémentaire

Guide de gestion des ressources humaines

http://www.technocompetences.qc.ca/pdf/services/Module02-Embauche.pdf

L’outil 3 du document propose un modèle de profil de poste pour un Analyste en TI.

références utiles

Pour en savoir plus…

Guide-Questionnaire d’analyse de la Polytechnique Montréal préparé par Jean-Pierre Brisebois (2003)

http://www.polymtl.ca/srh/doc/documents/conseilpratique.pdf

Ce guide a pour objectif de vous accompagner dans la préparation de votre questionnaire d’analyse de poste. Il contient un lexique (exemple de verbes d’action) favorisant le choix de verbes précis et significatifs afin de présenter plus fidèlement la portée et les responsabilités propres à chaque poste. Le questionnaire d’analyse permettra de recueillir le maximum de données pertinentes qui serviront éventuellement à la réaction d’une description de poste.

En résumé voici le processus proposé par ce guide pour la mise à jour des descriptions de postes.

1. Questionnaire d’analyse de poste : À cette étape, le questionnaire est rempli par le ou les titulaires et endossé par le supérieur
2. Vérification : Une vérification du questionnaire sera effectuée. Dans le cas où les informations seraient incomplètes, le questionnaire sera retourné au besoin.
3. Rédaction des descriptions de postes : La rédaction de la description de poste (version préliminaire) sera effectuée par une ressource désignée et soumise aux titulaires et au supérieur pour commentaires et ratification
4. Soumission et approbation par le supérieur : La description du poste (version finale), paraphée par les titulaires concernés, sera alors soumise au supérieur pour approbation. Toute contestation ou demande de révision subséquente sera soumise au SRH. Consignation par le Service des ressources humaines : Les descriptions approuvées seront conservées par le Service des ressources humaines et serviront à alimenter différents processus internes tels que l’équité salariale, l’affichage de poste (dotation), ledéveloppement de carrière, etc.

Élaborer votre profil occupationnel de Service Canada

http://lmi-imt.hrdc-drhc.gc.ca/standard.asp?ppid=85&lcode=F&prov=&gaid=&occ=&search_key=1&pre_sel_criteria=0

Vous permet d’élaborer un profil de la profession de votre choix. Le rapport peut être personnalisé ou adapté à vos besoins.

Descriptions d’emploi de Service Canada

http://lmi-imt.hrdc-drhc.gc.ca/standard.asp?ppid=60&lcode=F

Vous pouvez consulter cette section pour obtenir des renseignements sur les fonctions et les tâches habituellement associées à une profession ainsi que les conditions de travail générales de la profession.

Conseil des ressources humaines pour le secteur bénévole et communautaire

http://www.hrcouncil.ca/staffing/pg003_f.cfm

Vous trouverez à cette adresse électronique :

§un modèle de questionnaire d’analyse d’emploi

http://www.hrcouncil.ca/staffing/docs/Staffing_Modèle_de_questionnaire_d'analyse_d'emploi.doc

§des profils d'emplois qui ont été produits à l'aide de techniques d'analyse d'emploi. Ils ont été établis à partir d'information recueillie au moyen d'un questionnaire d'emploi, rempli par les titulaires des postes en question, et d'une analyse des descriptions de ces postes.

Profils d'emplois et exemples concernant les postes suivants : directeur général, directeur des finances, directeur du développement, adjoint administratif, directeur de programme, gestionnaire des bénévoles, chef de projet.

[i] Gouvernement du Canadahttp://www.gestionrh.gc.ca/gol/hrmanagement/site.nsf/fr/hr11529.html

[ii]http://www.gestionrh.gc.ca/gol/hrmanagement/site.nsf/fr/hr11529.html; Michel Amiel et Francis Bonnet. 2002. Recruter sans trop d’erreurs. Procédures, outils, méthodes.

[iii] Vous trouverez, de la page 12 à 14 du document électronique, un lexique d’une série de verbes d’action que vous pourriez utiliser pour votre description de tâches. http://www.polymtl.ca/srh/doc/documents/conseilpratique.pdf

[iv] Source : Recruter sans trop d’erreurs. Procédures, outils, méthodes. Michel Amiel et Francis Bonnet, 2002.